辽宁传媒学院人事档案管理暂行办法
为加强学校人事档案管理的制度化、规范化、科学化，根据中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》（2018年11月20日发）、辽宁省人力资源和社会保障厅下发的《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》辽档发[2005]9号文件精神，结合学校实际，制订本办法。
第一章 总则
第一条 人事档案是记载学校教职员工经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，与每个人工资待遇、社会保障、劳动关系紧密挂钩，具有法律效用。同时也是记载全校教职员工身份、学历、资历、经历等方面的有效证明和重要依据。
第二条 学校人事档案管理工作归口部门为人事处，并指派专人专管。人事处负责全校人事档案的收集、整理、保管、利用、转递及完整和安全。
第三条 在职教职员工（工勤除外）人事档案在入职时需迁入学校统一管理，离职时需及时迁出。
第四条 原则上教职工的原始个人档案迁入我校后统一做封存处理。本暂行办法中提及的人事档案专指教职员工自入职我校后至离职期间所形成的的人事相关档案。
第二章 收集归档内容及分类
第五条 人事档案材料收集归档内容及分类
| 第一类 | 履历材料，含应聘登记表、本人近期小二寸照片、应聘考核材料、教职工基础信息核定表、身份证复印件、学历证复印件、学位证复印件、职业资格证书复印件等，以及以上证件的电子版； |
| 第二类 | 自传材料；报告个人有关事项的材料； |
| 第三类 | 考察、考核、鉴定材料；审计材料； |
| 第四类 | 学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料； |
| 第五类 | 政审材料；党、团组织建设工作中形成的材料； |
| 第六类 | 表彰奖励材料； |
| 第七类 | 涉法违纪材料； |
| 第八类 | 任免、调动、退休材料；辞职、辞退、免职材料；工资、待遇材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议，以及我校教代会形成的材料； |
| 第九类 | 健康检查和处理工伤事故材料；其他材料。 |
第三章 归档方法及步骤
第六条 人事档案材料整理工作的基本要求
1.整理档案要求：做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
2.整理人员要求：学习国家方针政策、档案工作的专业知识；熟悉档案管理的有关规定；掌握整理工作的基本方法和技能。
第七条 档案整理工作基本步骤
第一步 鉴别
第二步 分类
第三步 排序
第四步 编码盖类号章
第五步 编目
第六步 技术加工
第七步 装订
第八步 验收入库
第八条 归档的人事档案材料，应真实、完整、规范和及时
1.真实指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚，所指对象明确，材料内容符合客观实际；
2.完整是要将记载教职工本人各方面材料收集齐全，数量适当；
3.规范是要保证档案材料收集工作质量，归档的材料必须是办理完毕的正式材料。手续必须完备，凡规定需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；
4.及时指随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。在接收之日起30天内放入本人档案，一年内整理归档。
第九条 档案材料必须使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应留有25毫米装订边。字迹材料应当符合档案保护要求。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
第四章 人事档案管理
第十条 根据安全保密、便于查找的原则，对人事档案应科学、严密保管，确保人事档案的绝对安全。
第十一条 查阅、转入和转出人事档案需按规定办理，并登记记录，有案可查，按保密规定做好保密工作。
第十二条 建立人事档案电子名册，按转入时间进行编号，每学期整理一次，做到档案号与档案名册编号一致，每月定期更新基本信息库。
第十三条 人事处收集整理后的个人人事档案统一交学校档案馆集中保管，并配备档案室和专业档案柜，实行“双锁”，钥匙交由人事处档案专管员、图书馆档案专管员各一把，需同时开锁方可取送档案。应建立防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施，保持档案室的清洁和适宜的温湿度，人事处负责人和图书馆负责人要定期检查。
第十四条 档案柜钥匙不得随身携带，档案柜日常须锁好并保管好钥匙。严禁任何个人私自调用、保存和复制人事档案。
第五章 人事档案利用
第十五条 人事档案不私自外借。因工作需要调用人事档案，须经分管副校长批准方可调取。
第十六条 查阅人事档案不可向无关人员泄露档案内容，应爱护档案，不可在档案材料上划圈、批注、涂改、折叠、损坏、污染，不可将档案拆散、撤换。
第十七条 人事处负责人、人事档案专管员必须遵守以下纪律：
1.不准以任何借口涂改、伪造档案材料；
2.不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档；
3.不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档；
4.不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；
5.不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第十八条 对违反人事档案管理规定的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对相应责任人按照《员工手册》给予相应处理。其中，涉及涂改、撤换、伪造、私存、外带档案材料或擅自查阅、复印、拍照以及泄密、遗失的，将追究法律责任。
第六章 档案转递
第十九条 教职工入职、离职、退休等，应及时调转档案。人事档案应选择机要件形式邮递或交本人自带。
第二十条 档案迁入
1.通过学校申报教师资格、专业技术职务者，个人档案需转至学校一年以上；
2.档案迁入需到人事处开具《档案接收函》，凭接收函方可至原档案存放地提取或邮递个人档案；
3.迁入学校的个人档案要保存完整、材料齐全、手续齐备、存放时间连续、密封装置，人事处审核、登记并及时寄回回执单。反之不予接收。
第二十一条 档案迁出
1.因离职等原因迁出人事档案者须提前30天提出申请，提供正规人力资源管理部门开具的《档案接收函》，并将档案回执签字后交至人事处；
2.个人档案迁出须经分管副校长审批，档案专管员在名册上注明转出时间及原因。转出档案必须由专人递送，不得代取；
3.转出档案要认真整理，内容必须完整齐全，并按规定装订，不得扣留材料或分批转出，且包装密封，贴好封条并加盖人事处印章。逾期一个月未收到回执，应发信或电话等方式催问，以防丢失。
第七章 附则
第二十二条 本办法由人事处负责修订和解释。
第二十三条 本办法自公布之日起施行。
辽宁传媒学院
2021年01月01日